Diez consejos para tener éxito en una empresa

        Este es un manual que contiene los puntos principales para la buena administración de una empresa, dado que esta es muy compleja y tiene diferente aplicación para cada tipo de negocio. El secreto radica en practicar ciertos hábitos empresariales que nos ayuden a lograr las metas propuestas, además de que se necesita de  trabajo arduo y de una actitud positiva.

• Pedir informes al contador

        Es muy importante conocer los documentos contables de la empresa ya que documentos tales como los Balances y Estados de Resultados permiten conocer detalles acerca de los activos y pasivos, así como de los egresos e ingresos generados durante un cierto período. Con esta información, es posible saber si se obtienen utilidades o pérdidas. Los activos son los bienes que la empresa posee. Los pasivos son las deudas con los acreedores.
        La mayoría de los egresos e ingresos están relacionados con la operación de la empresa, es decir, con su actividad principal, como los costos, los gastos y las ventas. En ciertos casos, también pueden originarse salidas y entradas de dinero por otros motivos, que es conveniente separar para evitar equivocaciones al momento utilizar los informes contables para tomar decisiones.
        Se debe pedir al contador que entregue los detalles de los movimientos del negocio. Los informes contables pueden emitirse cada cierto tiempo, dependiendo del tipo de empresa y las actividades que realice, es recomendable llevar un compendio  mensual de las actividades del negocio. también, si se recurre a un contador externo, es recomendable que cada determinado tiempo se le pidan los libros de contabilidad para asegurarse que éstos siempre estén actualizados.
Existen en el mercado, una variedad de programas computacionales que permiten llevar la contabilidad en forma ordenada y actualizada.

• Promocionar la empresa

       La publicidad y la promoción son factores claves para tener éxito en los negocios. Es importante que se aprovechen todas las oportunidades para promover su negocio. 


       Existe una infinidad de artículos que se pueden obsequiar a los clientes. Por ejemplo: llaveros, calendarios, lápices, caramelos,etc. En estos objetos se puede imprimir el logo, el teléfono y la dirección de la empresa. Sin embargo, hay que considerar que para que los obsequios tengan efectividad, quienes los reciben tendrían que mantenerlos en lugares visibles, por un buen tiempo.
       Las bolsas de empaque, cajas de cartón, cintas adhesivas, etiquetas, maletines, carpetas y papelería en general, pueden llevar publicidad de la empresa. Así, se puede lograr que los propios clientes se encarguen de difundirla al transportarlos o usarlos.
      El valor de un anuncio puede resultar bastante alto para una pequeña empresa si se emplean los medios como radio, televisión o prensa. En cambio, con un poco de creatividad, se puede llegar a un buen número de potenciales clientes, sin tener que gastar una fortuna.
      Para publicitar la empresa, se pueden aprovechar las visitas de los sus vendedores; también se pueden entregar obsequios durante los seminarios y en todos los lugares donde se reúnan personas que puedan interesarse en los productos o servicios que vende la empresa.
       La mejor promoción que puede tener una empresa es la que realicen sus propios clientes, por la satisfacción que lograron al adquirir sus productos o servicios.
       Quizá uno de los hábitos más importantes para lograr el éxito, pero que se practica con menor frecuencia, es el de escribir los objetivos. Una persona debiera tener sus metas personales, profesionales, sociales y financieras muy bien definidas. Los objetivos pueden clasificarse en función del tiempo que necesitamos para alcanzarlos. Así, podemos tener proyectos de corto, mediano y/o largo plazo.

• Mantén tu planeación actualizada


      Te recomendamos que continuamente estés evaluando hacia donde va tu empresa así como ver tu entorno y tu alrededor por si necesitas de fijar nuevamente tus objetivos o metas institucionales.

      También te recomendamos que involucres a todos tus empleados en la búsqueda de estos objetivos con el fin de que se comprometan 100 % a la empresa.

      Dentro de tu planeación nunca debes descuidar que tu empresa debe tener  objetivos sociales esto es que estén orientados a la participación en actividades vinculadas a la comunidad a la cual pertenece la empresa. Se trata de desarrollar un aporte dado que la empresa pertenece a una comunidad, hacer un trabajo social, beneficencia o apoyar a una institución.

      La formulación de objetivos debe cumplir cuatro requisitos fundamentales. Primero, la persona debe plantearse objetivos realistas y posibles de alcanzar para no caer en una frustración. Segundo, su realización debe tener plazos bien definidos. Tercero, las metas tienen que ser lo más específicas posible. El cuarto requisito es que la materialización de objetivos debe ser medible.



• Controlar las actividades

      Se te recomienda que a menudo tomes tu tiempo para revisar el trabajo de la empresa y sus logros obtenidos. El propósito de este hábito es practicar un control de las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos. En otras palabras, mide su eficacia y eficiencia con respecto a las metas propuestas.


      La eficacia está vinculada con los objetivos logrados. Es decir, volumen de ventas; cantidades producidas; número de clientes visitados; llamadas telefónicas atendidas y reclamos resueltos, entre otras cosas. En cambio, la eficiencia tiene relación con el uso de los recursos para lograr nuestros objetivos. Por ejemplo, la cantidad de materias primas; mano de obra; energía; recursos financieros y tiempo.

      Si estas están fallando te recomendamos que analices en que estas fallando y les preguntes a tus empleados las áreas de oportunidad que ellos ven para asi actuar juntos en la búsqueda de la meta institucional.

• Responder a clientes inmediatamente

      Recuerdo que cuando necesité comprar un equipo de oficina para facilitar mi trabajo, llamé a tres proveedores para que enviaran sus cotizaciones. En las tres oportunidades, una secretaria me tomó los datos y dijo que apenas llegara un vendedor devolverían la llamada para conocer más detalles acerca de mi requerimiento. Antes de media hora atendí las dos primeras llamadas y luego me enviaron las cotizaciones por fax.

      El vendedor de la tercera empresa también me devolvió la llamada, pero cuatro días más tarde, cuando ya había comprado el equipo. En todo caso, lo que no comprendo hasta el día de hoy es la insistencia del vendedor por conocer el precio y el proveedor al que le compré el sistema. Pienso que esta empresa no tiene ningún futuro, si continúa actuando de esa manera. Seguramente el empresario no tiene el hábito de hacer seguimiento a las llamadas de los clientes.


Una vez, necesitaba alfombrar mi oficina. Por eso, también solicité a tres empresas que enviaran a un instalador para que tomara las medidas y elaborara el presupuesto. Todas me prometieron que al día siguiente harían la visita. Dos de ellas cumplieron su promesa. Pero, la otra empresa envió al instalador tres días después.

      En estos casos, eliminé como posibles proveedores a las empresas que no respondieron en forma inmediata a mi llamado. Lo lamentable para ellos es que seguramente no saben que cuando un cliente es mal atendido por un vendedor u otra persona de la organización, el cliente siempre hablará mal de la empresa que le ha fallado.

       Para que sus clientes hablen bien de usted y lo tengan siempre presente como proveedor, responda rápidamente a todos los requerimientos y consultas. Considere que el cliente es lo más importante para su negocio y, si por algún motivo ha elegido a su empresa para que le atienda, es porque espera algo mejor de lo que le podría brindar su competencia.

• Visualizar el futuro, definir estrategias y tácticas

     Ver más allá de los límites es una cualidad de las personas que han triunfado en la vida. La visión consiste en ver el futuro sin restricciones en la imaginación, de manera que la persona pueda definir con anticipación, en su pensamiento, la situación que desearía vivenciar en el futuro. Cuando una persona se imagina el lugar en donde pasará sus vacaciones; cómo vivirá cuando se case o la posición que ocupará en la empresa en cinco años más, lo que está haciendo es adelantar el futuro, perfilando una circunstancia ideal.
     
También podemos decir que la visión es como un sueño que tiene una persona y que puede ser realidad si se cumplen ciertas condiciones o requisitos básicos. Estos requisitos que se utilizan con los recursos disponibles y con las metas que la persona se propone, las cuales se deben cumplir en el tiempo. Además, otros de los requisitos que debe desarrollar el individuo para transformar una visión en un hecho concreto son el entusiasmo, la perseverancia, el optimismo y la disciplina.

       Los grandes inventores no habrían logrado sus importantes creaciones si previamente no hubieran tenido visión de futuro y mucha perseverancia para conseguir lo que querían. Los atletas más rápidos del mundo no habrían podido acceder al podio, a recibir medallas de oro, si antes no se hubieran visto en sus mentes como vencedores de la competencia. Los destacados empresarios, que seguramente conoce, no habrían tenido éxito en sus negocios si no fueran hombres visionarios, trabajadores y disciplinados.
      Un empresario mueblista que participaba en un seminario decía que su futuro era muy limitado porque, a pesar de fabricar excelentes muebles y a buen precio, la capacidad de producción de sus máquinas le impedía exportar. Según el empresario, la dificultad radicaba en que los pedidos provenientes del exterior consisten en volúmenes mayores, en comparación con las cantidades que demanda el mercado local.

      Otro señor, con más visión, le sugirió que buscara un socio que también se sintiera restringido en su producción y, mediante el trabajo asociativo, podrían completar pedidos y apoyarse mutuamente en su expansión.
      Eso fue lo correcto, pues, cuando una persona impone para su empresa límites dados por las máquinas, la geografía, las finanzas, la tecnología, las capacidades humanas o cualquier otra restricción, lo que está haciendo es frenar su propio desarrollo por contar con una visión miope. En los negocios, lo importante es plantearse desafíos en tiempo, entusiasmarse con ellos y buscar la forma de concretarlos.

• Evaluar resultados

      Es muy importante dar un vistazo a los resultados obtenidos en las distintas actividades realizadas. Podría ser interesante que, inmediatamente después de la jornada, se conozca con qué grado de acierto se hicieron las cosas; si el tiempo fue suficiente y qué inconvenientes se presentaron, entre otras cosas.
      La auto-evaluación permite que una persona tome conciencia de la efectividad de su trabajo y, responsablemente, adopte las medidas que la lleven a tener mejores resultados.

• Manejar las técnicas de venta

      Vender un producto, un proyecto o una idea significan el mismo concepto. Son tres actividades que confluyen en un solo punto, por cuanto las técnicas que se utilizan son exactamente iguales entre sí. Por eso, lo ideal es que todos los integrantes de una empresa dominen las técnicas de venta, porque los clientes están presentes en cada momento y en los distintos departamentos o secciones de la firma.

      Conocer las técnicas de ventas supone manejar las relaciones interpersonales; reconocer cómo funciona la personalidad del interlocutor; exponer los beneficios del producto o servicio de manera seductora; manejar las objeciones y, quizá lo más importante, saber cerrar una venta.

• Hacer planes de negocio

      La idea de hacer un plan de negocios es la de estimar las ventas; niveles de producción, gastos y ganancias. Esta planificaciones realiza para considerar las estrategias que se emplearán para lograr las metas.
El Plan de Negocios es un documento escrito, que se realiza de acuerdo con todos los propósitos que se ha planteado la empresa. Se  basa e la información de sus resultados anteriores, las condiciones del mercado y la situación económica actual de la empresa.
      En su elaboración se integran los aspectos comerciales, financieros, de mercadotecnia, entre muchos otros, es por esto que para su elaboración se requiere de la participación de los responsables de cada área.
      El documento final es una descripción total de los planes, gráficos, resultados esperados y planes de contingencia por si se produce un cambio inesperado en el transcurso del año.
      Es necesario recordar que sin un plan estratégico adecuado, una empresa está dejando sus resultados a la suerte.

• Motivar  y capacitar al personal

      El éxito de una empresa depende, en gran medida, del grado de capacitación de sus integrantes. Los conocimientos y las habilidades de una persona son factores que determinan su competitividad para el trabajo.
 
     En ese sentido, la preparación y actualización de conocimientos, mediante cursos; seminarios; talleres grupales y entrenamiento en el puesto de trabajo, permite mejorar la calificación de cada una de las personas que laboran en una firma, desde la gerencia hasta el personal que ocupa los cargos de menor rango.
     Una empresa que promueve la capacitación y otorga las facilidades para que el personal aumente sus conocimientos, muy pronto verá los resultados, especialmente en lo que se refiere a calidad y productividad.
     Si la empresa no cuenta con especialistas en estos ámbitos, puede contratar los servicios de un profesional para que detecte las necesidades de capacitación; elabore los programas de cursos; planifique las actividades anuales; realice los seguimientos y evalúe los impactos de la capacitación al interior de la empresa.