Por qué los sistemas de información

Hoy en día es ampliamente reconocido que el conocimiento de los sistemas de información es esencial para la administración debido a que muchas organizaciones necesitan sistemas de información para sobrevivir y prosperar. Los Sistemas de Información pueden ayudar a las compañías a extender sus alcances hacia sitios lejanos, ofrecer sus productos y servicios, crear puestos y flujos de trabajo y quizás cambiar profundamente su forma de hacer negocios.

El Medio Ambiente Competitivo de los Negocios y la Emergente Firma Electrónica

Cuatro cambios a nivel mundial muy poderosos han alterado el medio ambiente de los negocios. El primero de estos es la aparición y consolidación de la economía global. El segundo es la transformación de las economías industriales y las sociedades en economías basadas en el conocimiento y la información. La tercera es la transformación de la empresa de negocios. La cuarta es la aparición de la firma digital. Estos cambios en el medio ambiente de los negocios y el clima se explican en la siguiente tabla, donde se presentan una serie de retos nuevos para las empresas y su administración:

Globalización

• Administración y Control en un mercado global
• Competencia en mercados mundiales
• Grupos de trabajo globales
• Sistemas de distribución globales

Transformación de las economías industriales

• Economías basadas en el conocimiento y la información
• Nuevos productos y servicios
• El conocimiento: un activo de productividad central y estratégico
• Competencia basada en el tiempo
• Ciclo de vida del producto más corto
• Medio ambiente turbulento
• Base de conocimiento de los empleados limitada

Transformación de la Empresa

• Aplanamiento de estructuras organizacionales
• Descentralización
• Flexibilidad
• Independencia del lugar físico
• Costos bajos de transaccionalidad y coordinación
• Empoderamiento
• Trabajo colaborativo y de equipo

Aparición de la firma electrónica

• Relaciones digitalmente habilitadas con clientes, proveedores y empleados
• Los procesos base del negocio se realizan a través de redes digitales
• Administración digital para activos corporativos clave
• Detección y respuesta rápida a cambios ambientales

Qué es un Sistema de Información

Un sistema de información puede ser definido técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que colecta, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden a ayudar a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar temas difíciles y crear nuevos productos.

Los sistemas de información contienen información acerca de personas significativas, lugares y cosas en la organización o en el medio ambiente que la rodea. Por información entendemos los datos que han sido convertidos a una forma que es significativa y útil para los seres humanos. Los datos, en contraste, son corrientes de hechos crudos que representan eventos que ocurren en las organizaciones o el medio ambiente físico antes de ser organizados y arreglados en una forma que la gente pueda entender y utilizar.

Los sistemas formales están definidos bajo principios aceptados, así como los datos y procedimientos para colectar, almacenar, procesar, diseminar y utilizar estos datos. Los sistemas formales están estructurados, lo que significa que operan de acuerdo con reglas preestablecidas que son relativamente fijas y no son fáciles de cambiar; y aún más, los sistemas de información basados en computadora realizan todas estas operaciones basados en sistemas de cómputo de hardware y software.

Conocer cómo trabaja el hardware y el software es importante para el diseño de soluciones para el manejo de problemas organizacionales; pero el hardware y el software son sólo una parte de un sistema de información. Para tener un entendimiento completo de un sistema de información es necesario conocer los problemas que solucionan y para los que fueron diseñados, su arquitectura y elementos de diseño y los procesos organizacionales y de negocio que condujeron a estas soluciones.

Una perspectiva de negocios en Sistemas de Información

El motivo por el que existe una empresa no es el procesamiento de información en sí mismo. De hecho, procesan información para mejorar el rendimiento de la organización y producir beneficios.

Desde una perspectiva de negocios, un sistema de información es un instrumento importante para crear valor en la organización. Hay muchas formas en las que los sistemas de información incrementan el retorno de la inversión de las empresas, realzando la posición estratégica de la compañía o incrementando el valor de mercado de los inventarios de la empresa. Las actividades de procesamiento de información apoyan la administración de la toma de decisiones, realza la ejecución de los procesos de negocio y como consecuencia incrementa el valor del negocio. Por ejemplo, el sistema de información para el análisis de datos de comprobación de un supermercado puede incrementar los beneficios de la empresa ayudando a los administradores a tomar mejores decisiones acerca de qué productos mantener y promover en supermercados de menudeo.

Cada negocio tiene una cadena de valor de la información, en la cual la información bruta es colectada sistemáticamente y luego transformada a través de varias etapas que agregan valor a esa información. Podemos ver inmediatamente que el valor del sistema de información para un negocio, tanto como la decisión de invertir en cualquier sistema de información, se deben en gran parte al grado al que el sistema nos llevará a tomar mejores decisiones, procesos de negocio más eficientes y beneficios empresariales más elevados. Aunque existen otras razones por las que se desarrollan sistemas de información, su propósito primario es contribuir a generar valor corporativo.

La perspectiva de negocios llama la atención hacia la naturaleza administrativa y organizacional de los sistemas de información. Un sistema de información también representa una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de información para alcanzar retos impuestos por el medio ambiente. Para entender completamente los sistemas de información, un administrador debe entender más ampliamente a la organización, la administración y las dimensiones de la tecnología de información de los sistemas y su poder para proveer soluciones para los retos y problemas en el medio ambiente de los negocios. Nos referimos a este entendimiento amplio de los sistemas de información que lo acompaña y al entendimiento de las dimensiones de la administración y la organización de los sistemas tanto como las dimensiones técnicas de los sistemas como instrucción de sistemas de información.

En este ambiente donde es necesario integrar una gran diversidad de tópicos como negocios, administración, economía, colaboración, cómputo, tecnología, telecomunicaciones, etc., ha ido creciendo la necesidad de diseñar sistemas colaborativos, integrados e integrales, que permitan resolver los problemas de las organizaciones para darles un valor agregado corporativo y obtener los máximos beneficios, basados en la toma de decisiones y el aprovechamiento de las oportunidades de un mercado y una economía globales, donde es necesario satisfacer las demandas de los clientes con productos especializados, customizados y con un período de vida corto.

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